
Физическое хранение документов — это услуга, которая предоставляет безопасное пространство для ваших бумажных файлов. Вы арендуете бокс для хранения или склад. Затем храните там свои документы. Это не облачное хранилище. Это реальное место, где ваши коробки и папки находятся в безопасности.
У многих компаний и частных лиц есть документы, которые нельзя выбросить. Договоры, налоговая отчетность, медицинские документы, юридические бумаги. Все это требует защиты. Складское помещение обеспечивает такую защиту.
Почему физическое хранение документов все еще важно в цифровую эпоху
Некоторые думают, что бумажные документы уже устарели. Но это не так. Многие отрасли по-прежнему работают с бумагой. Банки, юридические фирмы, государственные учреждения, школы, больницы. У всех них есть физические документы.
Вот почему физическое хранение документов все еще важно:
- Юридические требования — некоторые документы необходимо хранить в оригинале в течение многих лет.
- Цифровых копий недостаточно — бумажная версия все еще может понадобиться для проверок.
- Нет риска взлома — бумажные файлы невозможно украсть онлайн.
- Удобство для некоторых людей — многие предпочитают иметь на руках оригинал подписанного документа.
В вашем доме или офисе может не хватать места для всех этих файлов. Именно здесь помогают решения для хранения документов.
Кому нужны услуги хранения документов?
Услуги хранения документов помогают разным людям и организациям. Компании часто хранят много бумажных файлов. Например, бухгалтерские фирмы хранят налоговые документы клиентов, юридические фирмы — материалы дел, медицинские клиники — истории пациентов, агентства недвижимости — договоры, школы — архивы учеников, а строительные компании — проектную документацию.
Частным лицам также нужно хранение документов. Семейные архивы, такие как свидетельства о рождении и браке, старые дипломы, медицинские записи за прошлые годы, налоговые декларации за последние пять или десять лет, личные договоры и соглашения, а также унаследованные документы родственников — все это требует безопасного хранения. Иногда хранение нужно на короткий срок: во время ремонта дома, при переезде между офисами, перед большой уборкой или во время длительной поездки. Во всех этих случаях безопасное хранение документов — лучший вариант.
Ключевые меры безопасности для хранения документов
Ваши документы важны. Некоторые из них содержат конфиденциальную информацию. Хороший склад защищает их с помощью нескольких мер безопасности. Обратите внимание на круглосуточные камеры видеонаблюдения, которые контролируют все зоны, электронный контроль доступа, чтобы входить могли только авторизованные лица, индивидуальные замки, где только у вас есть ключ от вашего бокса, системы противопожарной защиты, которые обнаруживают и предотвращают пожар, климат-контроль от жары и влажности, охрану на объекте и надежное ограждение периметра.
В Keeper мы обеспечиваем все эти функции безопасности. Ваши документы остаются в сохранности и безопасности.
Как выбрать правильный размер для ваших документов
Выбор правильного размера склада помогает сэкономить деньги. Слишком большой — и вы платите за пустое пространство. Слишком маленький — и ваши коробки не помещаются. Вот простой ориентир на основе стандартных архивных коробок (30x40x50 см). В стандартную архивную коробку помещается около 5–6 папок-регистраторов или 2 000–3 000 листов бумаги.
- Если у вас 5–10 коробок, небольшого пространства будет достаточно. Для такого объема вещей подойдет Warehouse 10 площадью 10 квадратных метров.
- Если у вас от 10 до 20 коробок, лучше выбрать вариант побольше. Warehouse 20 площадью 20 квадратных метров справится с этой задачей без проблем.
- Для 20–30 коробок рассмотрите Warehouse 30. Тридцати квадратных метров достаточно, чтобы аккуратно все сложить и при этом сохранить удобный доступ.
- Если вы переезжаете или храните вещи из большой квартиры, у вас может быть 30–40 коробок. В этом случае рассмотрите Warehouse 40.
- Наконец, для 40–50 коробок нужен самый просторный вариант — Warehouse 50. Пятьдесят квадратных метров позволят не только сложить все коробки, но и оставить проходы между ними.
По нашему опыту, лучше взять немного больше места, чем кажется необходимым. Так вы сможете зайти внутрь и легко найти нужную вещь, не перекладывая каждый раз все вокруг.
Условия хранения документов: на что обратить внимание
Бумага чувствительна. Жара, влага, пыль и вредители могут уничтожить ваши файлы. Хорошие условия хранения защищают документы на долгие годы. Перед арендой проверьте наличие контроля температуры, чтобы пространство не перегревалось, контроля влажности, потому что из-за влаги бумага слипается и покрывается плесенью, чистоты без пыли и вредителей, хорошей циркуляции воздуха для вентиляции, а также отсутствие водопроводных труб внутри вашего бокса, которые могут протечь. Keeper поддерживает оптимальные условия хранения. Ваши документы останутся в хорошем состоянии на долгие годы.
Как подготовить документы к хранению
Правильная подготовка помогает сохранить документы в безопасности. Сначала отсортируйте файлы и решите, что оставить, а что выбросить. Затем используйте прочные архивные коробки, а не старые картонные коробки из магазина. Четко подпишите каждую коробку: что внутри и дату. Ведите опись, где указана каждая коробка и ее содержимое. Храните коробки не на полу, а на паллетах или стеллажах. Оставляйте пространство между коробками, чтобы вокруг них циркулировал воздух. Не перегружайте коробки — тяжелые коробки могут порваться или повредить спину. Для очень важных документов сначала сделайте цифровую копию. Затем безопасно храните оригинал.
Почему стоит выбрать Keeper для хранения документов в Дубае
Keeper предоставляет безопасное хранение документов для частных лиц и компаний в Дубае. Клиенты выбирают нас за удобное расположение, низкие ежемесячные тарифы, доступ 24/7, мобильное приложение, видеонаблюдение с онлайн-трансляцией, отдельные индивидуальные боксы, краткосрочную аренду от одного месяца и помощь с переездом.
Перестаньте хранить коробки с документами в дорогом офисе или переполненном доме. Переместите их в безопасное и доступное по цене помещение. Свяжитесь с Keeper сегодня. Забронируйте бокс онлайн в три шага: выберите размер, оплатите и начните хранение.